Aktenberge, verlorene Dokumente, endloses Suchen – das papierbasierte Büro kostet Zeit und Nerven. Der Umstieg auf digitale Dokumentenverwaltung ist einfacher als gedacht.
Warum papierlos?
- Zeit sparen: Dokumente in Sekunden finden statt in Minuten
- Platz gewinnen: Keine Aktenschränke mehr nötig
- Zusammenarbeit verbessern: Gleichzeitiger Zugriff für alle
- Rechtssicher archivieren: Revisionssichere Ablage nach GoBD
Die Schritte zum papierlosen Büro
1. Bestandsaufnahme
Welche Dokumente haben Sie? Was muss aufbewahrt werden? Was kann weg?
2. System auswählen
Von einfachen Cloud-Speicher-Lösungen bis zum vollwertigen DMS (Dokumenten-Management-System) – je nach Anforderung.
3. Prozesse anpassen
Digitale Posteingangsbearbeitung, elektronische Rechnungen, digitale Unterschriften.
4. Altbestand digitalisieren
Nicht alles auf einmal – priorisieren Sie nach Relevanz und Häufigkeit des Zugriffs.
5. Mitarbeiter schulen
Schulungen sind der Schlüssel zur Akzeptanz.
Rechtliche Anforderungen
Digitale Dokumente müssen GoBD-konform archiviert werden:
- Unveränderbarkeit gewährleisten
- Nachvollziehbare Protokollierung
- Aufbewahrungsfristen einhalten
Unser Angebot
Als Digitalisierungspartner in München und Frankfurt begleiten wir die Einführung:
- Analyse und Konzeption
- Systemauswahl und -einrichtung
- Schulung und Change Management
- Laufende Betreuung
“Das papierlose Büro ist kein Traum, sondern eine praktische Realität – wenn man es richtig angeht.”
Bereit für weniger Papier? Kontaktieren Sie uns für eine Beratung.